Долучилися до Західноукраїнського бізнес форуму
10 Жовтня, 2026
Коли важливо почути людину: діалог про паліативну допомогу
14 Жовтня, 2026
Тендер на закупівлю комплексних послуг івент-агенції з організації, адміністрування та логістичного супроводу офлайн-тренінгів “під ключ”
Проєкт реалізується завдяки щедрій підтримці Уряду Сполучених Штатів Америки. Відповідальність за зміст несе Благодійна організація “БЛАГОДІЙНИЙ ФОНД “ГОСПІСИ НАДІЇ УКРАЇНА”, і він не обов’язково відображає погляди Уряду Сполучених Штатів Америки.
1. Загальна інформація про Замовника та проєкт
- Замовник: Благодійна організація “Благодійний фонд “Госпіси Надії Україна”.
- Проєкт: Програма навчальних практичних тренінгів із паліативної допомоги для медичних працівників та опікунів громад у прифронтових областях за координації партнерів (БО “БФ “НАЦІОНАЛЬНА АГЕНЦІЯ ГУМАНІТАРНОЇ ДОПОМОГИ “ЗДОРОВІ” / БО “БФ “Право на захист” / DoS).
- Процедура закупівлі: Відкриті конкурсні торги (тендер).
- Контактна особа Замовника:
- Христич Наталія, Менеджер з Фандрейзингу. natalia.ua@hospicesofhope.co.uk
2. Предмет закупівлі та детальний обсяг послуг
- Предмет закупівлі: Комплексні послуги спеціалізованої івент-агенції з підготовки, адміністрування та логістичного супроводу 6 одноденних офлайн-тренінгів “під ключ” (Код ДК 021:2015: 79952000-2 — Послуги з організації заходів).
- Географія надання послуг:
- Сумська область, м. Конотоп: січень 2027
- Полтавська область, м. Кременчук: грудень 2026
- Дніпропетровська область, м. Кам’янське: грудень 2026
- Період виконання: протягом строку дії договору відповідно до затвердженого Робочого плану проєкту (орієнтовно: листопад – грудень 2026 року)
- Основний склад пакета послуг (деталізовано в ТЗ):
- Оренда конференц-залів (на 20–30 осіб) із презентаційним обладнанням, обов’язковим сертифікованим укриттям (у будівлі або до 100 м) та резервним живленням (генератором).
- Кейтерингове обслуговування на 23 особи щодня (3 кава-паузи, 1 комплексний обід, вечері для виїзної групи).
- Логістика та проживання виїзної команди (бронювання готелів, автотрансфер).
- Друк навчальної роздаткової поліграфії та сертифікатів встановленого зразка згідно з вимогами донорської видимості DoS.
- Адресна доставка технічних боксів кур’єрськими службами.
- Робота локального координатора на майданчику (реєстрація, супровід в укриття, протокольна фотофіксація).
- Важливе застереження: До вартості послуг івент-агенції категорично не входять і не можуть включатися гонорари або оплата робочого часу тренерів. Оплата тренерських послуг здійснюється Замовником напряму за окремими прямими договорами. Усі логістичні складові виїзної групи (проживання, автотрансфер Київ — локації — Київ, забезпечення пальним А-95) входять неподільно до комплексної вартості послуг Виконавця за безготівковим розрахунком.
3. Бюджетні обмеження та умови оплати
- Очікувана вартість закупівлі: 598 200,00 грн (п’ятсот дев’яносто вісім тисяч двісті гривень 00 копійок) без ПДВ (орієнтовно 99 700,00 грн без ПДВ за один тренінг “під ключ”). Зазначена сума є граничною вартістю; комерційні пропозиції, що перевищують цю вартість або вимагають додаткової сплати ПДВ понад цей ліміт, розгляду не підлягають. (Пропозиції платників ПДВ оцінюються з урахуванням того, що сума ПДВ грантом окремо не відшкодовується).
- Умови розрахунків: Розрахунки здійснюються виключно у безготівковій формі без авансових платежів / передоплати. Оплата здійснюється поетапно: 100% вартості фактично проведеного заходу перераховується протягом 5 (п’яти) банківських днів із моменту підписання двостороннього проміжного Акта приймання-передачі наданих послуг та надання повного пакета обов’язкової звітності.
4. Кваліфікаційні вимоги до учасників
До участі допускаються суб’єкти господарювання (юридичні особи або ФОП 3-ї групи), які відповідають таким критеріям:
- Реєстрація та правовий статус: Офіційний статус юридичної особи або ФОП 3-ї групи; наявність зареєстрованого основного виду економічної діяльності за КВЕД 82.30 «Організування конгресів і торговельних виставок» (обов’язково). Наявність відкритих супутніх КВЕД або документальне підтвердження можливості залучення субпідрядників для забезпечення послуг харчування, друку чи пасажирських автоперевезень.
- Досвід роботи: Документально підтверджений досвід надання комплексних послуг з організації масштабних офлайн-заходів у секторі громадських/благодійних організацій (ГО/БО) або міжнародних донорських програм не менше 3 років.
- Репутаційний комплаєнс: відсутність перебування в санкційних списках (РНБО, OFAC), відсутність справ про банкрутство, податкового боргу чи судових арештів (перевірка через YouControl / OpenDataBot)
- Аудиторські зобов’язання: письмова згода на збереження повної первинної документації протягом не менше 5 років для аудиту Донора/Замовника
5. Склад тендерної пропозиції
Учасник повинен подати єдиний пакет документів в електронному вигляді:
- Цінова пропозиція: за встановленою формою Замовника (Додаток 2: Структура цінової пропозиції (Форма для учасників)) з обов’язковим виділенням статей витрат (окремо оренда залів та всі види кейтерингу). Подається у форматі: робочий файл Excel (.xlsx) з активними формулами калькуляції.
- Реєстраційні документи: копія Виписки/Витягу з ЄДР, Витягу з реєстру платників єдиного податку/ПДВ, довідка з банківськими реквізитами за стандартом IBAN.
- Підтвердження досвіду: інформаційна довідка про виконання аналогічних договорів за 2024–2026 роки (із зазначенням назв організацій, предмету, сум та контактів замовників) ТА щонайменше 2 (два) офіційні рекомендаційні листи / позитивні відгуки від попередніх неприбуткових або міжнародних партнерів
- Підписана Самодекларація учасника тендеру (згідно з Додатком 4) та письмове підтвердження ознайомлення й згоди з Кодексом поведінки постачальників БФ “Право на захист” (згідно з Додатком 3)
- Підписане ЗОБОВ’ЯЗАННЯ про нерозголошення конфіденційної інформації згідно з Додатком 5
6. Порядок, строк і спосіб подання пропозицій
Кінцевий строк подання пропозицій: 30 жовтня 2026 року до 18:00
Спосіб подання: Пропозиції в електронному вигляді (скан-копії у форматі PDF та комерційна пропозиція у форматі Excel єдиним архівом або посиланням на хмарне сховище) надсилаються на офіційну електронну пошту.: hospicesofhopeukraine@gmail.com із темою листа: «Тендерна пропозиція: Комплексні послуги івент-агенції — [Назва Учасника]».
Критерії та методика оцінки: Закупівля здійснюється за двоетапною процедурою: Етап 1 — Кваліфікаційний комплаєнс на відповідність вимогам Розділу 4 за принципом “Відповідає / Не відповідає”; Етап 2 — оцінка комерційної пропозиції. Переможцем визначається учасник, чия пропозиція відповідає всім кваліфікаційним і технічним вимогам та містить найнижчу ціну в межах встановленого граничного бюджету.
Використання генеративного штучного інтелекту (GenAI) під час підготовки тендерної пропозиції допускається виключно як допоміжний інструмент і не звільняє учасника від відповідальності за достовірність наданих даних.
7. Додатки до оголошення (доступні за посиланням):
Додаток 1: Технічне завдання (ТЗ) на закупівлю комплексних послуг івент-агенції з організації, адміністрування та логістичного супроводу офлайн-тренінгів «під ключ».
Додаток 2: Структура цінової пропозиції (Форма для учасників).
Додаток 3: Кодекс поведінки постачальників БФ “Право на захист”.
Додаток 4: САМОДЕКЛАРАЦІЯ УЧАСНИКА ТЕНДЕРУ.
Додаток 5: ЗОБОВ’ЯЗАННЯ про нерозголошення конфіденційної інформації.
Додаток 6: Посібник з комунікацій та видимості DoS.
Додаток 7: Проєкт Договору про надання комплексних послуг.
Проєкт реалізується завдяки щедрій підтримці Уряду Сполучених Штатів Америки. Відповідальність за зміст несе Благодійна організація «БЛАГОДІЙНИЙ ФОНД «ГОСПІСИ НАДІЇ УКРАЇНА», і він не обов’язково відображає погляди Уряду Сполучених Штатів Америки.
